Konsten att skriva bra e‑post
E‑posten har tagit över en stor del av kommunikationen i många företag. Ändå är det många som är dåliga, eller rättare sagt riktigt usla, på att skriva ett mail på ett par meningar. Här kommer några tips på hur du kan bli kompis med den du skriver till redan innan du trycker på ”Skicka”.
Den korta versionen
Visst kan det vara stressigt och visst är vi alla skyldiga till förvirrande mail då och då, men här finns några tips i kronologisk ordning på hur du blir en riktig ninja på att skriva tydliga, lättlästa och konkreta mail större delen av tiden. Snabbkursen i punktform:
- Skriv ett konkret och tydligt ämne
- Var försiktig med att märka upp mail med flaggor som !!
- Använd rätt namn på den du skriver till
- Dela upp olika frågor och önskemål i tydliga paragrafer eller punklistor
- Var tydlig och trevlig
- Läs igenom vad du skrivit innan du skickar det
För dig som vill ha lite argument så finns det även de konkreta tipsen ovan i en lite längre version med kommentarer…
Innan du börjar.
Skriv ett konkret och tydligt ämne.
Ämnen som
- ”Hej”,
- ”En sak …”,
- ”[tom]”,
- ”Re: RE: Sv: sv: hej”
och liknande är helt meningslösa.
Tänk på att det är den här mening som oftast är den enda som syns i e‑postprogrammet och den mening som används för att överblicka inkorgen, framförallt några dagar senare när man exempelvis gör en sökning — utnyttja den till något vettigt.
Konkreta och tydliga ämnen som:
- ”Uppdaterad offert för webbprojektet”,
- ”Problem med att ladda upp filer på sajten.se”,
- ”Grymt bra jobb med designprojektet, här är lite feedback”, etc.
är alla relativt korta och talar tydligt om vad det handlar om.
En sak till, använd inte svarsfunktionen på ett äldre mail när du vill något helt nytt. Ett brev med ämnet ”Re: Sv: RE: Offerten” lämpar sig sällan väl om du är ute efter två nya foton den här gången.
Var väldigt försiktigt med flaggor som !!, VIKTIGT och BRÅDSKANDE.
Det finns vissa flaggor och markeringar som är tänkta att användas vid specifika tillfällen. Använd dessa med måtta och endast då det verkligen är befogat.
Innehåll.
Se till att skriva rätt namn och stava namnet rätt på den du skriver till.
Det är ett arbete på ett par sekunder att dubbelkolla så att du stavar mottagarens namn rätt (och det finns oftast rättstavat i själva e‑postadressen) och är allmänt artigt och trevligt.
Denna punkt kanske ligger mig varmare om hjärtat än andra, eftersom jag blivit felstavad hela livet, men inte resonerar du på samma sätt när du träffar någon på stan…
– ”Hej Anders!”
– ”Hej, men jag heter Andreas, inte Anders.”
– ”Jasså, men det är väl inte så noga om jag kallar dig Anders istället, eller?”
Visst, det är kanske ett dåligt exempel men det är tyvärr inte så långt borta från hur vissa verkar resonera.
Dela upp olika frågor och önskemål i tydliga paragrafer eller punklistor.
Det blir mycket enklare för mottagaren att ta till sig informationen och framförallt blir det större chans att du får svar på alla dina frågor;
Först skulle vi behöva ha hjälp med att titta igenom strukturen på sajten. …
Vi behöver också nya foton till startsidan. …
Var tydlig och trevlig.
Ber du om hjälp? Har du frågor? Vill du komma på en intervju?
I de allra flesta fall så är det större chans att du får både ett snabbare, bättre och trevligare svar tillbaka om du inte inleder med
– ”Det funkar inte!!! VARFÖR???!!?”,
eller något annat som får dig att låta ungefär lika begåvad. En hälsningsfras och en kort introduktion till problemet eller frågan kan göra underverk.
Försök även att undvika LÅNGA STYCKEN I VERSALER eller 15 utropstecken. Som socialt beteende kan det kanske jämföras med att skrika någon i örat när man vill något…
Innan du skickar
Läs igenom vad du skrivit innan du skickar det.
Tänk själv hur många mail som du hade sluppit skriva och fråga vad folk menar om de bara hade varit lite tydligare.
Se även till att det du refererar till är tydligt då ”Kan du skicka fotot?” inte hjälper mottageren speciellt mycket jämfört med ”Kan du skicka fotot på stenbyggnaden som vi diskuterde igår i högre upplösning (DSC-0205.jpg)?”.
Det är faktsikt helt otroligt hur många människor som verkar skicka iväg mailen utan att läsa igenom dem en gång i lugn och ro.
Slutligen, läs igenom vad du skrivit innan du skickar det.
Ja, det är så pass viktigt att det får vara med två gånger på listan…
Avslutningsvis
Visst går jag kanske på lite väl hårt på ett par punkter, men tänk vad mycket tid vi alla kunde spara om vi blev lite bättre på att skriva e‑post. Framförallt så kommer man väldigt långt med lite sunt förnuft och en lite lägre puls innan Skicka-knappen får sig en ordentlig omgång.